SpeechLive Hilfe

Nutzerverwaltung

Anmerkung

  • Sollten Sie ein Testkonto oder ein Konto mit nur einem Benutzer angelegt haben, werden Sie automatisch als Autor hinzugefügt und erhalten vom System eine E-Mail mit weiterführenden Informationen zur Verwendung von SpeechLive.

  • Die Nutzerverwaltung ist nur für Kontoadministratoren und Büroleiter verfügbar.

Um Ihrem SpeechLive-Workflow Autoren und Schreibkräfte hinzufügen zu können, müssen Sie für jeden neuen Benutzer ein Benutzerkonto anlegen.

Benutzer hinzufügen

Anmerkung

  • Um Diktate an den SpeechLive-Schreibservice oder den SpeechLive-Spracherkennungsservice senden zu können, muss mindestens ein Benutzer eingerichtet sein.

  • Wenn dem Workflow die maximale Zahl von Benutzern für Ihr Abonnement hinzugefügt wurde, müssen Sie bestehende Benutzer löschen, bevor Sie neue hinzufügen können. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer löschen.

  1. Klicken Sie auf den Tab Workflow.

  2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Neuen Benutzer hinzufügen csm_Add-user_icon_935d897f6c.png.

    X Das Fenster Neuen Benutzer hinzufügen erscheint.

  3. Geben Sie im Feld E-Mail-Adresse die E-Mail-Adresse des Benutzers ein. Diese E-Mail-Adresse ist gleichzeitig auch der Benutzername für das Konto.

  4. Geben Sie im Feld Name den Namen des Benutzers ein. Dieser Name wird im Workflow als der Benutzername angezeigt.

  5. Wählen Sie unter Benutzerrolle die Rolle Autor oder Transkriptionist (Schreibkraft) aus und legen Sie fest, ob der Benutzer als „Büroleiter“ agieren soll.

    Büroleiter können Benutzereinstellungen bearbeiten und so neue Benutzer einladen oder Benutzer aus dem Workflow entfernen. Benutzer, die das erweiterte Business-Paket nutzen, können außerdem Einstellungen für Workflow-Beziehungen ändern.

  6. Geben Sie an, wie Sie über die Fertigstellung transkribierter Dokumente benachrichtigt werden möchten. Sie können jederzeit Benutzer bearbeiten und die Benachrichtigungseinstellung ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Vorhandene Benutzer bearbeiten

  7. Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen, um den Benutzer dem Workflow hinzuzufügen, ohne ihm eine Einladungs-E-Mail zu senden.

    X In der Spalte Status der Benutzerliste wird der Benutzerstatus angezeigt.

    sl_user-status_not-invited.png

    Klicken Sie auf Hinzufügen & Einladen, um den Benutzer dem Workflow hinzuzufügen und ihm eine Einladungs-E-Mail zu senden.

    X Der neu hinzugefügte Benutzer erhält eine Einladungs-E-Mail mit weiteren Informationen dazu, wie er das SpeechLive-Benutzerkonto aktivieren kann.

    X In der Spalte Status der Benutzerliste wird der Benutzerstatus angezeigt.

    sl_user-status_invited.png
  8. Wenn der Benutzer in der Einladungs-E-Mail auf den Aktivierungslink klickt, wird das Konto aktiviert. In der Spalte Status der Benutzerliste wird der Benutzerstatus dann wie folgt angezeigt:

    sl_user-status_activated.png

Anmerkung

Das Fenster Neuen Benutzer hinzufügen wird standardmäßig automatisch erneut geöffnet, nachdem Sie einen Benutzer erstellt haben. Auf diese Weise können Sie ganz bequem mehrere Benutzer hintereinander hinzufügen. Wenn Sie diese Einstellung ändern möchten, deaktivieren Sie die Option Weitere Benutzer hinzufügen.

Benutzer als Büroleiter auswählen

Sie können einen oder mehrere Benutzer als Büroleiter auswählen und ihnen damit zusätzliche Rechte zuweisen: Büroleiter können Benutzereinstellungen bearbeiten und so neue Benutzer einladen oder Benutzer aus dem Workflow entfernen. Benutzer, die das erweiterte Business-Paket nutzen, können außerdem Einstellungen für Workflow-Beziehungen ändern.

Anmerkung

Benutzer können nur dann als Büroleiter am Workflow teilnehmen, wenn Sie sie per E-Mail eingeladen haben und wenn die Benutzer in der Einladungs-E-Mail auf den Aktivierungslink geklickt haben.

So wählen Sie einen vorhandenen Benutzer als Büroleiter aus:

  1. Klicken Sie auf den Tab Workflow.

  2. Wählen Sie den betreffenden Benutzer aus und klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Benutzer bearbeiten csm_Edit-user_icon_ebd6d4e7f5.png.

    X Das Fenster Benutzer bearbeiten erscheint.

  3. Markieren Sie im Bereich Benutzerrolle das Kästchen neben Büroleiter.

  4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Anmerkung

Benutzer werden nur in der allerersten Einladungs-E-Mail für Benutzer darüber informiert, dass sie eingeladen worden sind, als Büroleiter zu agieren. Wenn Sie einem vorhandenen Benutzer die Rolle eines Büroleiters zuweisen, erhält er keine Benachrichtigung. In diesem Fall obliegt es Ihnen, den entsprechenden Benutzer zu informieren, dass Sie ihn als Büroleiter im Workflow ausgewählt haben.

E-Mail-Einladung zu einem späteren Zeitpunkt senden

Sie können einen Benutzer zum Workflow hinzufügen und ihm zu einem späteren Zeitpunkt eine Einladungs-E-Mail senden. Für das erneute oder spätere Senden einer Einladungs-E-Mail kann es verschiedene Gründe geben:

  • Sie möchten zunächst alle Benutzer im Workflow einrichten und erst dann die Einladungs-E-Mails senden.

  • Der Benutzer hat es versäumt, innerhalb von 24 Stunden nach Erhalt auf den Aktivierungslink in der Einladungs-E-Mail zu klicken.

  • Die Einladungs-E-Mail ist im Spam-Ordner des Benutzers gelandet und inzwischen ist die Gültigkeit des Aktivierungslinks abgelaufen.

  • Beim Versuch, die Einladungs-E-Mail zu senden, gab es ein technisches Problem.

So senden Sie eine Einladungs-E-Mail noch einmal:

  1. Klicken Sie auf den Tab Workflow.

  2. Wählen Sie den betreffenden Benutzer aus.

  3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Einladung erneut senden  csm_Invite-user_icon_5de44de0f6.png.

Vorhandene Benutzer bearbeiten

Die Einstellungen für vorhandene Benutzer lassen sich jederzeit ändern. So können Sie beispielsweise die Einstellung für die Benachrichtigung über transkribierte Dokumente und den Anzeigenamen ändern oder einen Benutzer als Büroleiter auswählen.

  1. Klicken Sie auf den Tab Workflow.

  2. Wählen Sie den betreffenden Benutzer aus und klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Benutzer bearbeiten csm_Edit-user_icon_ebd6d4e7f5.png.

    X Das Fenster Benutzer bearbeiten erscheint.

  3. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus.

  4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Passwort zurücksetzen
Passwort für den Kontoadministrator zurücksetzen
  1. Klicken Sie auf den Tab Konto und dann unten auf der Seite auf Konto bearbeiten.

  2. Geben Sie im Bereich Login-Daten im Feld Altes Passwort Ihr altes Passwort ein. Geben Sie dann im entsprechenden Feld Ihr neues Passwort ein und wiederholen Sie diese Eingabe im dafür vorgesehenen Feld.

  3. Klicken Sie auf Speichern.

Benutzerpasswort zurücksetzen

Workflow-Benutzer können ihr Passwort nicht selbst zurücksetzen. Eine Passwortrücksetzung kann nur durch den Kontoadministrator erfolgen. Die Benutzer können anschließend ihr Passwort ändern, indem sie in der E-Mail mit dem Bestätigungslink für das Zurücksetzen des Passworts auf den Bestätigungslink klicken.

Anmerkung

  • Ein neues Passwort kann nur angefordert werden, wenn das Konto des Benutzers bereits aktiviert wurde.

  • Wenn ein SpeechLive-Passwort zurückgesetzt wird, muss der Benutzer auch das entsprechende Passwort in anderen Anwendungen, z. B. in der SpeechExec-Workflow-Software und in der Philips Voice-Recorder-App, zurücksetzen.

So fordern Sie eine Passwortrücksetzung für einen Workflow-Benutzer an:

  1. Klicken Sie auf den Tab Workflow.

  2. Wählen Sie den betreffenden Benutzer aus und klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Passwort zurücksetzen csm_Change-user-password_icon_9dee2fef0a.png.

    X Der Benutzer erhält eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Nachdem er auf diesen Link geklickt hat, öffnet sich ein Fenster, in dem der Benutzer sein Passwort ändern kann.

Benutzer löschen

Anmerkung

  • Wenn Sie alle Benutzer mit derselben Rolle („Autor“ oder „Schreibkraft“) löschen möchten, vergewissern Sie sich zunächst, dass alle Diktate, die den Benutzern mit dieser Benutzerrolle zugewiesen waren, gelöscht sind. Den letzten Benutzer mit einer bestimmten Benutzerrolle können Sie erst löschen, wenn alle Diktate im Workflow gelöscht wurden.

  • Außerdem müssen alle Diktate, die den Workflow-Benutzern in der SpeechExec-Workflow-Software zugewiesen waren, aus dem Archivordner in der Software gelöscht worden sein.

  1. Klicken Sie auf den Tab Workflow.

  2. Wählen Sie den betreffenden Benutzer aus und klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Benutzer löschen  csm_Delete_icon_d0ed97ac2e.png.

    • Wenn dem Benutzer, den Sie löschen möchten, noch Diktate zugewiesen sind, werden Sie aufgefordert, diese Diktate einem anderen Benutzer mit derselben Benutzerrolle („Autor“ oder „Schreibkraft“) zuzuweisen. Wählen Sie in diesem Fall in der Dropdown-Liste einen Benutzer aus, dem die Diktate zugewiesen werden sollen. Klicken Sie dann auf OK.

      Delete_user_dialog.png

      X Die Diktate werden dem ausgewählten Benutzer zugewiesen und in den entsprechenden Diktaten wird als Autorennamen der Name des neuen Benutzers angezeigt.

    • Wenn der zu löschende Benutzer der letzte Benutzer in der Liste mit einer bestimmten Benutzerrolle ist, werden Sie aufgefordert, alle Diktate im Konto zu löschen. Löschen Sie in diesem Fall zunächst alle Diktate im Workflow und löschen Sie dann noch einmal diesen letzten Benutzer.

      Delete_user_dialog_last_user.png
    • Wenn dem zu löschenden Benutzer keine Diktate zugewiesen sind, klicken Sie auf Löschen.

      X Der Benutzer wird gelöscht.